Règlement intérieur

Adopté le 5 mai 2020

 

Le présent règlement intérieur est établi conformément à l’article 15 des statuts de notre association, dans le but de préciser et de compléter certaines règles de son fonctionnement.

1. INSCRIPTION DES STAGIAIRES

1.1. Toute demande d’inscription doit être formulée par écrit en utilisant un formulaire préparé à cet effet par le bureau. Ce formulaire ou bulletin d’inscription, actualisé pour chaque session de stage, fixe les conditions d’inscription des stagiaires, les conditions d’inscription pouvant varier d’un stage à l’autre.

1.2. Dans l’exercice de leurs compétences définies par les articles 10 et 11 des statuts, le bureau et le conseil d’administration veilleront particulièrement à ce que les nouveaux membres présentent des garanties de probité et de compétence et soient animés par la volonté d’œuvrer à la réalisation de l’objet de l’association.

1.3. Le bureau et le conseil d’administration pourront admettre en qualité de nouveau membre toute personne physique ou morale.

2. MONTANT DES COTISATIONS ET DES DROITS AUX ACTIVITÉS

2.1. Les montants, respectivement des cotisations d’adhésion annuelle à l’association et des droits d’inscription pour chaque activité mentionnés à l’article 13 des statuts de notre association, sont fixés par simple décision du conseil d’administration, retranscrite par un procès-verbal et portée à la connaissance des intéressés par tout moyen, en particulier le site Internet et les plaquettes de présentation des stages.

2.2. L’adhésion à l’association est valide pour l’année civile entière.

2.2.1. L’adhésion à l’association est obligatoire pour participer à toute activité.

2.2.2. L’adhésion donne droit au bénéfice de la police d’assurance prise par l’association lors des activités auxquelles participent les membres.

2.2.3. Un membre souhaitant s’inscrire à un deuxième stage qui serait proposé dans un autre lieu à une autre date de la même année civile, ne s’acquitterait, la deuxième fois, que des frais d’inscription, le bénéfice de sa cotisation déjà payée lui serait acquis.

 

3. ANNULATION D’UNE INSCRIPTION À UN STAGE

3.1. Annulation à la demande du stagiaire

3.1.1. Si la demande d’annulation intervient avant la date exigée du paiement du solde, elle donnera lieu au remboursement de 70% de l’acompte versé à l’inscription. Le montant de l’acompte à l’inscription et la date de paiement du solde sont précisés sur le bulletin d’inscription.

3.1.2. Si la demande d’annulation intervient après la date exigée du paiement du solde, l’acompte versé à l’inscription reste acquis par l’association et ne donne pas lieu à remboursement.

3.1.3. Cependant, en cas de force majeure pour le stagiaire ou un proche (maladie, accident, décès), sur production d’un justificatif médical ou d’une pièce justificative prouvant la bonne foi du demandeur, l’acompte versé à l’inscription est remboursé intégralement.

3.1.4. Dans tous les cas, quelles que soient les circonstances justifiant la demande, les frais d’adhésion à l’association ne seront pas remboursés.

3.2. Annulation par l’association

Si l’annulation d’un stage est décidée par l’association ou provoquée par une raison externe indépendante de sa volonté, l’intégralité des sommes versées y compris les frais d’adhésion seront remboursées quelque soit la date à laquelle intervient cette annulation.

4. DROIT À L’IMAGE ET DROIT AU SON

4.1. Par son inscription, le stagiaire accepte de figurer sur des photos ou vidéos pouvant servir de compte-rendu de la session ou d’un concert et à la promotion des futures sessions. Ces photos ou vidéos peuvent être publiées sur des documents  papier ou numériques pour la presse, sur des documents publicitaires, sur des sites Internet et blogs –dont ceux de l’association–, et tous supports utiles et nécessaires.

4.2. De même, par son inscription, le stagiaire accepte que sa voix soit enregistrée pour des besoins d’archives, de compte-rendu, de réalisation de CD ou de promotion de futures sessions, pour des diffusions sur des sites Internet et blogs –dont ceux de l’association–, des émissions radiophoniques et télévisuelles, etc.

5. PROTECTION DES DONNÉES INDIVIDUELLES

Conscients de l’importance que revêtent les données personnelles recueillies lors des inscriptions, l’association et son conseil d’administration ont le souci de les protéger au maximum ; à ce titre, ils suivent scrupuleusement la règlementation générale européenne de protection des données. Plus d’informations à ce sujet sont disponibles sur le site Internet de l’association.

6. FORMATION ET CONCERTS

6.1. La formation est dispensée aux membres sous forme de séances de répétions musicales dont le programme a été porté à la connaissance des membres stagiaires avant leur inscription.

6.2. Le programme de la formation – et éventuellement du ou des concerts de restitution – est proposé par le directeur artistique ou le chef de chœur invité ; le conseil d’administration valide ce programme après une étude de faisabilité.

6.3. Les séances de répétitions sont assurées par le chef de chœur invité, assisté ou non d’un ou plusieurs professeurs de chant, coachs de technique vocale, pianistes accompagnateurs, répétiteurs…

6.4. Les séances de répétitions sont obligatoires, toute absence doit être justifiée.

6.5. Le travail de répétition peut donner lieu à un ou plusieurs concerts de restitution dont le ou les lieux, la ou les dates et heures ainsi que le costume de concert auront été portés à la connaissance des membres stagiaires.

6.6. Si un ou des concerts de restitution sont organisés, les entrées pourront être payantes, et l’exécution des œuvres pourra être accompagnée, si besoin, d’un ou plusieurs instrumentistes professionnels ou amateurs et d’un ou plusieurs solistes professionnels ou amateurs ou encore choisis parmi les chanteurs stagiaires.

7. RÈGLEMENTATION SANITAIRE

7.1. Soucieux de la santé de ses membres et des personnes qui interviennent dans et pour les activités organisées dont ils sont responsables, le conseil d’administration et son président s’engagent à respecter et faire respecter la règlementation sanitaire en vigueur édictée par le gouvernement ; les responsables de l’association et ses représentants dûment mandatés veilleront à ce que chacun de ses membres ainsi que chacun des intervenants ou invités, professionnels, prestataires de services et chacune des personnes engagées par l’association soient protégées et protecteurs au regard de la règlementation sanitaire.

7.2. Si des conditions sanitaires contraignantes et soudaines ou des directives gouvernementales l’exigeaient, le conseil d’administration et son président pourraient être amenés à annuler ou reporter sans préavis tout ou partie des activités de l’association.

8. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

8.1. Les membres sont différenciés en deux catégories importantes : les membres d’honneur, bienfaiteurs et actifs d’un côté et les membres adhérents de l’autre.

8.2. Les membres adhérents ne sont pas conviés aux assemblées générales et seuls les membres d’honneur, bienfaiteurs et actifs ont le droit de vote et de décision. Cependant, les membres adhérents peuvent être consultés pour avis.

8.3. Sur simple demande, les membres adhérents peuvent recevoir le procès verbal et les pièces annexes de l’assemblée générale.

9. CHARTE ÉTHIQUE

9.1. Les membres s’engagent à faire preuve d’une parfaite probité, en toutes circonstances, que ce soit dans l’association ou en dehors.

9.2. Les membres doivent s’efforcer de participer activement à la vie de l’association et œuvrer à la réalisation de son objet.

9.3. Les membres doivent s’abstenir de porter atteinte d’une façon quelconque à la réputation, à l’image et aux intérêts de l’association et des autres membres.

9.4. Les membres doivent respecter strictement la confidentialité des informations non-publiques dont ils peuvent avoir connaissance au sujet de l’association et des autres membres.

9.5. Les membres ne doivent pas divulguer les coordonnées des autres membres et de leurs représentants et ni utiliser ces coordonnées pour des finalités étrangères à l’objet de l’association. Ils s’engagent en particulier à ne pas en faire une quelconque utilisation commerciale et à ne pas les utiliser ou permettre leur utilisation à des fins de prospection et de démarchage.

9.6. Les membres ne doivent pas agir ni s’exprimer au nom de l’association sans habilitation expresse et écrite du président ou du conseil d’administration.

9.7. Les membres et leurs représentants doivent prendre toutes les mesures appropriées pour prévenir et empêcher tout conflit d’intérêts.

9.8. Les membres doivent informer dans les meilleurs délais le conseil d’administration de tout conflit d’intérêts éventuel et généralement de toute difficulté qui pourrait survenir en relation avec l’association.

9.9. Chaque membre s’engage à respecter les lieux dans lesquels il est accueilli ainsi que le mobilier dont il a l’usage.

10. RÈGLES RÉGISSANT LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR

10.1. Le règlement intérieur entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration.

10.2. Il est porté à la connaissance des membres par mise à disposition sur le site Internet de l’association ou à leur demande.

10.3. Il est obligatoire dans tous ses éléments pour tous les membres de notre association.

10.4. Aucune stipulation du règlement intérieur ne peut avoir pour effet de contredire les stipulations statutaires qui doivent primer en toutes circonstances.

Fait à Toulouse,

le 5 mai 2020

Le conseil d’administration